Huishoudelijk reglement van het Kennemer Wijn- & Biergilde

10 februari 2012

 

 

 

Artikel 1. Leden

1.    Naast rechten hebben de leden de plicht deel te nemen aan de algemene werkzaamheden t.b.v. de vereniging. Het betreft hier geregelde
werkzaamheden die nodig zijn om het interieur, het exterieur en de directe omgeving in goede staat te houden. Niet-deelname kan reden zijn tot opzegging van het lidmaatschap, overeenkomstig art. 7, lid c van de Statuten.

 

 

Artikel 2. Lidmaatschap

1.   Als aanvulling op het bepaalde in de laatste zinsnede van artikel 7 lid 1 d van de Statuten geldt dat het bestuur een lid kan ontzetten wanneer hij of zij zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is verstaan elke gedraging of handeling die de goede gang van zaken en het vriendschappelijke verkeer tussen de leden onderling verstoort of het aanzien van de vereniging schaadt.

2.   Als de algemene ledenvergadering ingevolge artikel 7 lid 7 van de Statuten besluit de ontzetting teniet te doen, dan heft dit besluit de schorsing op van het betreffende lid en wordt het lid in zijn rechten hersteld.

3.   Handhaaft de algemene vergadering het besluit tot ontzetting dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk 10 dagen na datum van de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis van de betrokkene.

 

 

Artikel 3. Introducés

1.   Elk lid kan een geïnteresseerde in de activiteiten van het KWBG introduceren. Introductie kan plaatshebben op de door het bestuur of onder auspiciën van het bestuur georganiseerde bijeenkomsten en evenementen.

2.   Een introducé mag slechts onder geleide van een lid aan de onder 3.1 genoemde evenementen deelnemen.

3.   Als het onder 3.1 genoemde evenement kosten met zich meebrengt, dan betaalt het lid dat de introducé heeft meegenomen deze kosten.

4.   Mocht de introducé schade aanrichten, dan is het lid door wie hij is geïntroduceerd het aanspreekpunt voor het verhalen van de schade.

5.   Zodra een introducé drie keer heeft meegedaan aan (brouw)activiteiten wordt hij vanaf dat moment geacht lid te zijn van de vereniging. Deze bepaling geldt niet voor partners.

 

 

Artikel 4.  Huis- en gedragsregels

1.   De clubavonden van de club zijn op de tweede en laatste vrijdag van elke maand; het zijn besloten bijeenkomsten.

2.   De tweede vrijdag is een thema-avond, bijv: opleidingsactiviteiten, brouwen met de eigen installatie, keuringen, etc. Iedereen kan een thema voorstellen bij het bestuur. Deze avond is alleen voor geïnteresseerden in het onderwerp van de avond. De avond begint om 20:00 uur en eindigt uiterlijk 24:00 uur. Om 23:30 uur sluit de bar, waarna de aanwezigen gezamenlijk de boel opruimen.

3.   De laatste vrijdag van de maand is een gezelligheidsavond. Deze avond is toegankelijk voor alle leden. De avond kent een officieel gedeelte van 20:00 tot 20:30 uur waarin het bestuur mededelingen doet over lopende en toekomstige zaken. De avond begint om 20:00 uur en eindigt om 24:00 uur. De bar sluit om 23:30 uur, waarna de aanwezigen gezamenlijk de boel  opruimen.

4.   Open dagen zijn bedoeld om niet-leden te interesseren voor de activiteiten van de vereniging. Een open dag eindigt uiterlijk 18.00 uur.

5.   Het is tijdens clubavonden en open dagen nadrukkelijk toegestaan zelf vervaardigde alcoholhoudende drank te gebruiken in het clubgebouw of elders op het terrein van de vereniging.

6.   Met ingang van 1 juli 2008 geldt in het hele gebouw een rookverbod.

 

 

Artikel 5. Brouwen

1.   Elke brouw vindt plaats in overeenstemming met de brouwinstructies die ter plaatse aanwezig zijn.

2.   Elke brouw wordt geadministreerd op een brouwformulier. Daarop dienen vermeld te worden:

-   Datum

-   Namen van de brouwmeester en overige brouwers, voluit geschreven

-   Soort bier en hoeveelheid

-   Stand elektriciteits-, water- en gasmeter aan het begin en aan het eind van de brouwsessie

-   Uitbedrijfstellijst, af te vinken na het uit bedrijf nemen van de brouwinstallatie

-   Bijzonderheden

3.   De brouwformulieren zijn in de rechterbovenhoek genummerd en worden elke laatste vrijdag van de maand geëvalueerd.

4.   Brouwen gebeurt altijd onder deelname van een lid dat de installatietoets met goed gevolg heeft afgelegd ten overstaan van de technische commissie.

5.   Na het brouwen vervoeren de deelnemers het bier naar huis om het daar te laten vergisten.

6.   Elke deelnemer betaalt 5 euro brouwkosten, afgezien van het vermelde onder 6.3.

 

 

Artikel 6. Clubbrouw

1.   Een clubbrouw is een brouw op verzoek van het bestuur of de daartoe aangestelde commissie om te zorgen dat er bier onder de tap is tijdens clubavonden en festiviteiten.

2.   De clubbrouw geschiedt door leden van het KWBG.

3.   De kosten van de ingrediënten voor de clubbrouw worden naar rato verdeeld naar gelang de hoeveelheden die voor clubgebruik en eigen gebruik bestemd zijn. Bij een hoeveelheid van minimaal 60 liter voor de club betalen de deelnemers aan de clubbrouw geen brouwkosten. Vereffening met de penningmeester geschiedt op de gebruikelijke wijze (zie ook artikel 8).

 

 

Artikel 7. Introductiebrouw

1.   Naast de gebruikelijke brouwactiviteiten (in onderlinge afspraak of op de zg. open brouwdagen) kan een lid dat voldoet aan het gestelde in de eerste zin van Art 1 van dit Huishoudelijk Reglement een z.g. introductiebrouw organiseren. Dit is een brouw die geacht wordt met minimaal tien introducés plaats te vinden. Voor de introductiebrouw gelden de volgende bepalingen:

a.    Het lid dat de brouw organiseert, meldt zijn voornemen zoals gebruikelijk aan bij penningmeester, voorzitter en webbeheerder.

b.    Is de ruimte beschikbaar dan kan, na het tekenen van de overeenkomst, vervolgens onder zijn verantwoordelijkheid de brouw plaatsvinden.

c.    Het schenken van consumpties gebeurt in overeenstemming met het gebruik op verenigingsavonden.

d.    Voor het gebruik van de ruimte betaalt de organisator 10 x 5 euro, zijnde een vergoeding voor het gebruik van de nutsvoorzieningen, en 100 euro borg.

2.   Het organiserende lid is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken:

a.   Hij haalt de sleutel van het gebouw op bij de penningmeester en brengt hem uiterlijk de erop volgende dag terug.

b.   Hij maakt aan de hand van de inventarislijst aantekening van delen die teniet zijn gegaan of beschadigd zijn geraakt tijdens de brouw.

c.   Na afloop van de introductiebrouw laat hij het gebouw netjes achter, uiterlijk 12.00 uur de volgende dag. Is het gebouw niet schoon opgeleverd dan schakelt de vereniging een schoonmaker in en verhaalt zij de kosten van het reinigingswerk (ad 100 euro) op de organisator.
d.   Onder ‘reiniging’ valt ook het reinigen van tapleidingen en –installatie, in overeenstemming met de handleiding ter plekke en met gebruikmaking van de daartoe bestemde apparatuur.

e.   De controle op het correcte gebruik van de accommodatie gebeurt door de penningmeester of haar/zijn plaatsvervanger, eveneens aan de hand van de inventarislijst.

f.    Is alles in orde dan krijgt het organiserende lid zijn borg terug. Eventuele schade wordt verhaald op het lid, onder verrekening van het bedrag voor de borg.

3.   De overeenkomst wordt door de penningmeester verstrekt bij het afhalen van de sleutel en wordt in duplo opgemaakt: 1 exemplaar voor de penningmeester en 1 exemplaar voor het betreffende lid.

 

 

Artikel 8. Dagelijks bestuur

1.   De voorzitter voert het woord namens de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. Hij is belast met de leiding van het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.

2.   De secretaris voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur. Hij ondertekent alle stukken van hem uitgaande en is verplicht afschriften te bewaren. De secretaris zorgt ervoor dat de binnengekomen correspondentie tijdig ter kennis wordt gebracht van die leden, waarvoor dat van belang is. De secretaris draagt zorg voor de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering. Verder brengt hij op de jaarvergadering het door het bestuur goedgekeurde jaarverslag uit en draagt hij zorg dat de bestuursbesluiten ter kennis van de leden worden gebracht. Hij treedt op als beheerder van alle KWBG-documenten en houdt de ledenlijst bij.

3.   De penningmeester beheert namens het bestuur de gelden van de vereniging en houdt hiervan nauwkeurig aantekening. Hij is verplicht aan de bestuursleden en aan de Kascontrolecommissie, op verzoek, alle boeken en bescheiden ter inzage te geven en het aanwezige kasgeld te tonen. In de jaarvergadering brengt de penningmeester namens het bestuur verslag uit over de financiën van het afgelopen jaar en overlegt daarbij een balans per 31 december, naast een begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.

 

 

Artikel 9. Bestuur

1.   Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter of bij diens afwezigheid een ander lid van het bestuur zijn taak waar, met al de rechten en plichten van de voorzitter.

2.   Bij definitieve afwezigheid of tussentijds aftreden van een bestuurslid kan het bestuur zijn werkzaamheden aan een ander bestuurslid toewijzen. Zo nodig wordt op korte termijn in de vacature voorzien.

 

 

Artikel 10. Bestuursvergaderingen

1.   Bestuursvergaderingen en de daarin genomen besluiten zijn slechts geldig wanneer de volstrekte meerderheid van de bestuursleden aanwezig is.

2.   De bestuursleden moeten ten minste 2 dagen voor de vergadering de aankondiging hebben ontvangen van de komende bestuursvergadering, spoedgevallen uitgezonderd.

3.   Bestuursvergaderingen worden belegd op voorstel van de voorzitter of op voorstel van ten minste twee leden van het bestuur.

 

 

Artikel 11. Commissies

1.   Het bestuur kan diverse commissies benoemen voor het uitvoeren van uiteenlopende werkzaamheden binnen de vereniging.

2.   Elke commissie beschikt over een contactpersoon die gedurende het verenigingsjaar regelmatig contact heeft met het bestuur, onder meer inzake plannen en initiatieven en ter verantwoording van de ondernomen activiteiten.

3.   Taak of taken van de commissies worden geregeld in overleg met het bestuur.

4.   Indien een commissie bij het invullen van bepaalde activiteiten het terrein van een andere commissie betreedt, dan zal deze andere commissie betrokken dienen te worden bij het invullen van de te organiseren activiteit.

5.   Zie voor het overzicht van de verschillende commissies de bijlage Bestuur en Commissies KWBG.

 

 

Artikel 12. Aansprakelijkheid

1.   Van bestuurders

Door de aansprakelijkheidsverzekering via de overkoepelende federatie FAWBG zijn bestuur en bestuursleden gedekt voor bestuursaansprakelijkheid. Deze verzekering geldt personenschade en zaakschade, niet vermogensschade.

Door de inschrijving van het KWBG bij de Kamer van Koophandel zijn bestuurders niet persoonlijk of hoofdelijk aansprakelijk, tenzij een bestuurslid of enkele bestuursleden de hen opgedragen taken niet behoorlijk vervullen.

2.   Van degenen die brouwen

Het brouwen gebeurt in verenigingsverband en met onze eigen brouwinstallatie. Krachtens onze aansprakelijkheidsverzekering bij de Federatie zijn we in dat geval gedekt bij  calamiteiten.

3.   Van leden die werkzaamheden verrichten voor de vereniging

De werkzaamheden gebeuren in verenigingsverband. Krachtens de aansprakelijkheidsverzekering bij de Federatie zijn ze in voorkomende gevallen verzekerd tegen calamiteiten.

4.   Van leden tegenover bezoekers

De bestaande verzekering geldt voor leden van onze vereniging, mits handelend in verenigingsverband. Niet verzekerd volgens onze aansprakelijkheidsverzekering zijn diefstal, verduistering of vermissing van zaken die aan gasten of bezoekers toebehoren.

5.   Van leden tegenover niet-leden, c.q. introducés

Als introducés of niet-leden meedoen aan verenigingsactiviteiten (een aspirant-lid, een personeelsvereniging) zijn ze niet verzekerd krachtens onze aansprakelijkheidsverzekering. Ze zijn namelijk geen lid. Ze moeten een beroep doen op een persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering.

 

 

Artikel 13. Contributiebetaling

De contributie moet worden voldaan op de volgende wijze:

a.      De contributie voor enig jaar moet uiterlijk 30 november van het jaar dat daaraan voorafgaat worden voldaan door overschrijving naar rekening 608111996 t.n.v. de Penningmeester van het Kennemer Wijn & Bier Gilde te Heemskerk o.v.v. naam, ‘Contributie’ en jaar van contributie.

b.      Bij niet-tijdige betaling volgt na 14 dagen een herinnering en een verhoging van het contributiebedrag met administratiekosten (5 euro)

c.      Heeft een lid de contributie op 31 januari van het lopende jaar niet betaald dan volgt automatisch royement.

d.     Begint een lidmaatschap niet op 1 januari begint maar op een ander moment, dan geldt een contributiebedrag naar rato.

 

Artikel 14. Financiën

1.   Commissies en individuele leden kunnen voor bepaalde activiteiten na overleg met het bestuur onkosten maken. Deze worden gefinancierd uit de algemene kas.

2.   Periodiek leggen de commissies verantwoording af over hun uitgaven en inkomsten tegenover het bestuur. Een eventueel batig saldo gaat naar de clubkas.

 

 

Artikel 15. Wijzigingen

1.   Een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement is afkomstig van het bestuur of van een lid. In het laatste geval dient het te worden ingediend bij het bestuur.

2.   Wijzigingen in het huishoudelijk reglement moeten binnen een maand na aanvaarding door de algemene vergadering worden bekend gemaakt aan alle leden van de vereniging.

3.   De wijzigingen treden een week na de bekendmaking in werking, tenzij duidelijk anders is bepaald door de algemene vergadering.

 

 

Artikel 16. Slotbepalingen

1.   In gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur en kent daarin de algemene vergadering.

2.   Elk lid wordt geacht kennis te hebben genomen van de bepalingen in Statuten en Huishoudelijk reglement, net als van alle overige vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels. Hij wordt geacht daarnaar te handelen.

 

 

 

Aldus opgemaakt en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van 16 mei 2008.

 

 

 

Aanhangsels:

1.   Bestuur en commissies KWBG

2.   Reglement Alcoholgebruik in het Gildehuis

3.   Inventarislijst Het Gildehuis

 

 

Revisie:

1.0 [16 mei 2008]; voorstel HHR geaccepteerd tijdens algemene ledenvergadering 16 mei 2008

1.1 [28 jan 2009]; omissie 'Inventarislijst Het Gildehuis' in de Aanhangsels

1.2 [13 feb 2010]; aanpassing artikel 6, zoals besproken en goedgekeurd tijdens ALV 12 feb 2010

1.3 [10 feb 2012]; aanvulling artikel 3.5 en 4.7. Aanpassing artikel 5.1, 5.2 en 13a, besproken en goedgekeurd in ALV 10 feb 2012